Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Från Wikipedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Ett arkiv

Verksamhetsbaserad arkivredovisning är ett sätt att redovisa handlingar i Sverige som infördes av Riksarkivet 2008 (RA-FS 2008:4)[1]. Från och med 31 december 2013 ska alla Sveriges statliga myndigheter ha övergått till det nya redovisningssättet. Tidigare har Allmänna arkivschemat använts för att redovisa handlingar i Sverige.

Arkivredovisningen[redigera | redigera wikitext]

Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning innebär en informationsredovisning istället för arkivredovisning. Syftet med detta är att ge en bättre återspegling av myndigheters verksamhet. Detta underlättar i sin tur återsökningar i arkivet av allmänheten och för framtida forskningsbehov.[2]

Till skillnad från allmänna arkivschemat som främst handhar avställda dokument, behandlar verksamhetsbaserad arkivredovisning även aktuella handlingar vilket möjliggör att få en överblick över handlingsbeståndet och hjälper till i det administrativa arbetet i att söka, hantera och förvalta handlingar.[3]

För informationsredovisningen behövs en klassificeringsstruktur. Denna ger en överblick över verksamhetens/myndighetens uppdrag. I klassificeringsstrukturen finns processbeskrivningar (dessa beskriver vad myndigheten gör). Dessa processer delas i sin tur upp i flera undergrupper ned till minsta dokument.[4]

Begrepp[redigera | redigera wikitext]

I den processorienterade arkivredovisningen finns bland andra dessa begrepp definierade[1]:

  • Aktivitet – led i en process.
  • Databärare – fysiskt underlag för handlingar.
  • Förvaringsenhet – mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar.
  • Handlingsslag – mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat.
  • Handlingstyp – handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat.
  • Klassificeringsstruktur – struktur som representerar verksamheten, och som används för klassificering av handlingsslag.
  • Process – avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten.
  • Strukturenhet – del av klassificeringsstruktur.

Referenser[redigera | redigera wikitext]

  1. ^ [a b] ”RA-FS 2008:4”. Riksarkivet. http://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/RAFS%202008-4.pdf. 
  2. ^ Naeslund, Sara. ”Att redovisa information i Stockholm stad”. Stockholm Stad. Arkiverad från originalet den 2 mars 2014. https://web.archive.org/web/20140302144141/http://www.ssa.stockholm.se/Documents/V%C3%A4gledningar/Att%20redovisa%20information%20i%20Stockholms%20stad.pdf. Läst 26 februari 2014. 
  3. ^ Riksarkivet. ”Redovisa verksamhetsinformation Vägledning”. Riksarkivet. Arkiverad från originalet den 10 april 2014. https://web.archive.org/web/20140410202511/http://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/V%C3%A4gledningSkrift.pdf. Läst 26 februari 2014. 
  4. ^ Bodin, Sahlén, Sjögren, Sven, Tom, Carina (2000). Dokumenthantering i företag och organisationer - en kvalitetsfråga. Näringslivets Arkivråd. sid. 28-38